Constitución de Comunidades de Propietarios

En base a lo establecido en el artículo número 2 de la normativa que regula las propiedades horizontales, es necesario que todas las comunidades de propietarios formalicen su creación a través de un título constitutivo, el cual es el escrito en donde se detallan toda la información técnica con respecto al piso o al inmueble, la cuota de participación de cada propietario, entre otros detalles.

1. Adquisición del libro de acta: Inicialmente se debe comprar el llamado libro de las actas, el cual está disponible en 4 modelos diferentes con variedad en la cantidad de hojas. Los expertos recomiendan comprar el modelo de mayor precio ya que resulta redituable dado a la cantidad de hojas que posee y que además estas son taladradas, extraíbles y numeradas.
2. Inscribir el libro en el respectivo Registro de Propiedades: Esto se realiza en la actualidad acudiendo al Registro de Propiedades con el libro en cuestión. Antiguamente era necesario acudir al juzgado para este proceso.
3. Convocar y realizar la junta de vecinos o propietarios: En esta reunión oficial con todos los propietarios se deben leer las normativas y clausulas estatutarias que regirán la comunidad, especificando las obligaciones que cada vecino posee con la comunidad. De igual forma se indicará el presidente de la finca y puede considerarse nombrar al administrador que se hará cargo de todos los tramites de la comunidad. Se hará un consenso sobre cual entidad bancaria es la más adecuada para abrir la cuenta de la comunidad. Por último, se aprovechará esta reunión para recopilar toda la información precisa de los propietarios tales como direcciones, email, datos de identificación, etc.
4. Crear el acta: Es necesario que en el acta constitutiva se detalle toda la información requerida en este escrito y que además se acredite la persona que se encargara de realizar las gestiones respectivas ante los organismos tributarios.
5. Dirigir una delegación a Hacienda para obtener la alta fiscal respectiva de la comunidad: Para ello el responsable de este trámite tendrá que llevar a la respectiva agencia tributaria el libro de las actas, copia de la página inicial de este libro, copia del todas las hojas de dicho libro en donde en donde se encuentre el acta constitutiva, el modelo numero 037 previamente llenado y la copia del documento de identidad del presidente de la comunidad o del administrador.
6. Realizar la apertura de la cuenta corriente de la finca: En la junta se debió haber consensuado entre los propietarios el banco ideal para abrir la cuenta corriente de la finca o comunidad de vecinos. Es necesario recordar que si este proceso es llevado a cabo por un administrador profesional de fincas este obtendrá mejores condiciones por su relación con las entidades bancarias.
7. Inscribir a los empleados de la comunidad en Seguridad Social: Esto es necesario para aquellas comunidades en las que se contemple la contratación de trabajadores para el mantenimiento de la finca o para cumplir funciones en la misma.
8. Cumplir las leyes de protección y seguridad de datos: Finalmente es necesario recibir una asesoría por parte de profesionales en el ámbito inmobiliario como lo son los administradores expertos de fincas quienes conocen todas las leyes y normativas a cumplirse para evitar que la comunidad sea sancionada por incumplimiento.

Finalmente debemos mencionar que las normativas han establecido una cantidad mínima para constituir comunidades de vecinos. Con respecto a esto debemos basarnos en el artículo numero 13.8 contenido en las normativas de propiedades horizontales donde se especifica que, si una finca o inmueble no excede de más de 4 propietarios, puede regirse por las normativas establecidas por el Código Civil, de esta manera se entiende que para constituir las denominadas comunidades de vecinos se necesitan más de cuatro propietarios.